Privatpolitik
Privatlivspolitik for Firmaidræt Hillerød
Hillerød, den 10. november 2020
Firmaidræt Hillerød dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig,
hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte
formål og ud fra berettigede (legitime) interesser.
Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne
formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Firmaidræt Hillerød er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i
overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger:
Kontaktperson: Peder Bisgaard
Adresse: Milnersvej 35d, 3400 Hillerød
CVR: 14979034
Telefonnr.: 48267320
Mail: kontoret@firmah.dk
Website: www.firmaidræt-hillerød.dk
Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger 1:
1) Medlemsoplysninger:
- Almindelige personoplysninger:
- Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato,
telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse […]
- Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
- […]2
2) Oplysninger om ledere, frivillige og instruktører/trænere:
- Almindelige personoplysninger:
- Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse
- Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til firmaidrætsforeningen og
- bankkontonummer
- […]
- Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
- CPR-nummer
- Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest
- […]
Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:
- Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn.
- Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og
- Kursusdeltagelse 3.
- […]4
Firmaidrætsforeningen formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
- Firmaidrætsforeningen berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger
(interesseafvejningsreglen).
- At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig.
- Behandling efter lovkrav.
- Behandling med samtykke.
Formålene:
1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:
- Firmaidrætsforeningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning.
- Som led i firmaidrætsforeningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder
planlægning, gennemførelse og opfølgning.
- Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven.
- Levering af varer og ydelser du har bestilt.
- Administration af din relation til os.
- […]
2) Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:
- Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i firmaidrætsforeningen.
- Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser.
- Opfyldelse af lovkrav.
- Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende.
- Administration af din relation til os.
- […]
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil
denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:5
- Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne
resultatlister m.v.
- Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til
generalforsamling
- Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
- Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
- Brug af situationsbilleder taget i firmaidrætsforeningen, der afbilder en konkret aktivitet eller
situation i firmaidrætsforeningen
- Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til Dansk Firmaidrætsforbund i relevant og
nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet6
- Da firmaidrætsforeningen er medlem af Dansk Firmaidrætsforbund, kan videregivelse af
oplysninger om ledere og trænere ske til Dansk Firmaidrætsforbund, således ledere og trænere
kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra Dansk Firmaidrætsforbund
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i
en periode efter din udmeldelse af firmaidrætsforeningen
- Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om
forældrene
- Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
- […]
Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end
samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at
behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid
trække det tilbage ved at give os besked om det.
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i
stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en
forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.
Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn
fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.
Videregivelse af dine personoplysninger
I forbindelse med idrætsaktivitet kan der ske videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater
til relevante arrangører.
Der kan ske videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til Dansk
Firmaidrætsforbund.
Såfremt du har givet dit udtrykkelige samtykke hertil, kan vi benytte dine personoplysninger til
markedsføringsmæssige formål, herunder sende nyhedsbreve pr. email eller andre kanaler til dig
med information om vores eller en lokal firmaidrætsforenings produkter og ydelser samt tilbud fra
vores samarbejdspartnere og sponsorer. Du kan når som helst via kontoret@firmah.dk eller ved at
afkrydse den relevante boks i nyhedsbrevet frabede dig at modtage sådanne henvendelser fremover.
Dine personoplysninger vil på intet tidspunkt blive videregivet til tredjemand uden dit forudgående
udtrykkelige samtykke.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine
personoplysninger som medlem af firmaidrætsforeningen, som ulønnet leder eller træner eller som
lønnet leder eller træner:
Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse
med følgende kriterier:
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til
1 år efter din udmeldelse af firmaidrætsforeningen
Ulønnede ledere og trænere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse
med følgende kriterier:
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til
1 år efter din udmeldelse af firmaidrætsforeningen
Lønnede ledere og trænere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse
med følgende kriterier:
- Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
- Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så
længe de har historisk værdi.
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler
personoplysninger om dig:
- Retten til at blive oplyst om behandlingen af data.
- Retten til indsigt i egne personoplysninger.
- Retten til berigtigelse.
- Retten til sletning.
- Retten til begrænsning af behandling.
- Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format).
- Retten til indsigelse.
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at
henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger,
undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så
hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved
ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende
privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage
meddelelse herom.
__________________________________________________
1 I skal her opliste de forskellige typer af medlemsoplysninger, som I behandler i firmaidrætsforeningen.
2 For mange firmaidrætsforeninger vil det slet ikke være nødvendigt at behandle sådanne oplysninger. I nogle
tilfælde kan det dog være relevant med helbredsoplysninger, herunder om doping. I andre tilfælde kan det
være relevant med CPR-nummer, f.eks. i firmaidrætsforeninger med skydning på programmet i medfør af
våbenlovgivningen.
3 Nogle typer af firmaidrætsforeninger behandler oplysninger både fra myndigheder og hovedorganisationer,
f.eks. firmaidrætsforeninger med skydning i medfør af våbenlovgivningen.
4 Hvis firmaidrætsforeningen f.eks. indhenter oplysninger fra sociale medier, der er offentligt tilgængelige, skal
det oplyses
5 De oplistede interesser er alene til inspiration og skal tilpasses til jeres firmaidrætsforening.
6 Punktet skal alene medtages, hvis firmaidrætsforeningen reelt videregiver data til Dansk Firmaidrætsforbund
Bilaget er udarbejdet af Danmarks Idrætsforbund og DGI, som venligst har ladet Dansk
Firmaidrætsforbund tilpasse dette, og firmaidrættens termer er hermed indarbejdet.
Marts 2018 og november 2020.